第一条 为了进一步加强和规范学籍档案工作，提高档案管理水平，更好地为学生、学校和社会等各方提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等，结合本校实际情况，特制定本办法。

第二条 学籍档案是指学生自被学校录取之日起，学校在对其培养及管理过程中形成的，与学生个体密切相关的，具有保存价值的文字、照片、图表等各种材料，经归档整理后，由档案馆永久保存的档案。学生的录取、培养、奖惩、学籍异动、成绩和毕（结）业等材料是学籍其中的重要组成部分，是学校对学生培养过程的历史记录和重要凭证。

第三条 学校对学籍纸质档案和电子档案实行一体化管理、双套保存制度。在做好纸质学籍档案管理工作的同时，必须做好电子学籍档案管理工作，确保两者内容一致。

第四条 学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分，各立档单位要明确负责分管学籍档案的工作人员（含兼职档案员），具体负责或组织本单位学籍档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作。

第五条 学籍归档工作的监督、检查指导

1.教务部会同学籍档案形成部门对学籍档案的形成、立卷、归档等工作进行监督和检查；

2.教务部负责学籍档案立卷、归档工作的指导。

第六条 学籍档案的归档范围

各学历层次招生录取名册、成绩单、授予学位情况、毕业生名册；学籍注册信息、学年注册信息、学历注册信息；学生奖惩材料；专业调整、升降级、退学、休学、复学等相关材料；学生学业成绩材料等。

第七条 学籍档案归档内容

（一）学籍异动 包括学生的升级、跳级、留降级、转学（入、出）、转专业、复学的信息；包括退学、取消学籍、开除学籍、死亡等信息；包括新生学籍注册表；学生的保留入学资格、放弃入学资格、取消入学资格等信息；包括在校生学生学年注册表；学生的注册学籍、暂缓注册、保留学籍、休学的信息。

（二）招生录取 包括招生计划表、计划核对、招生章程、录取流程；包括招生对外公示内容；包括新生录取名册；新生加分信息、新生前置学历信息、档案复查信息、新生复查信息等。

（三）学位 包括学位授予专业信息、学位审核文件、学位授予报告、学位授予名单、恢复学位材料等。

（四）毕业 包括毕业生名单，毕业证证书编号、毕业证书领取记录、毕业生成绩单。

第八条 学籍档案归档验收

1.按照学籍档案存档原则，学籍档案由教务部兼职档案员按上述要求将材料整理核实后，在下学期开学后9月至10月间向学籍档案室移交；

2.移交学籍档案时交接双方必须当面检查验收，检查材料是否完整、齐全，以及是否符合档案规范要求。凡不符合规定要求者，在档案室的指导下重新进行整理改正，直到符合要求方可接收。

3.填写归档移交目录（纸质目录两份和电子目录），交接双方在纸质目录上签字。

第九条 学籍档案编号规则

学校学籍档案设置三级类目，如2022--JX14--2-案卷流水号；

1.一级类目“2022”表示年度；

2.二级类目“JX14”代表类别（JX11招生录取、JX12学籍管理、JX13实习实践、JX14学位、JX15毕业）；

3.三级类目“2”代表学历层次(1-本科、2-专升本、3-专科）。

第十条 学籍档案保管及利用

1.保管

（1）学籍档案保管要切实做到：防盗、放火、防水、防潮、防霉、防虫、防丢失；归档介质要做到防磁、防压；注意室内温湿度调节；保持室内清洁卫生；随时对破损档案进行修补。

（2）学籍档案分类编号，专柜存放。做到编目合理，存放有序，查找方便利于工作。

2.利用

（1）查阅学籍档案者应持有效证件及相关证明，说明原因，得到同意后，办理相应手续。

（2）学籍档案原则上不得外借，如有需要，由档案室按有关规定提供复制件。办理查阅成绩、录取及开具各类证明材料时，利用者需出示本人证件；代办者需带本人身份证和当事人身份证复印件或毕业证复印件。

（3）查阅、摘抄、复制学籍档案内容及出具相关证明，应加盖公章，方为有效。